Öğrenci-Veli Aydınlatma Metni


1.      ŞEHİR OKULLARI ÖĞRENCİ VE VELİ AYDINLATMA METNİ

Kurtuba Eğitim Kurumları LTD.ŞTİ işletmesi (‘’Özel Şehir Okulları’’) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Özel Şehir Okulları ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘’KVKK’’)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVKK’da tanımlı şekli ile Özel Şehir Okulları olarak ‘’Veri Sorumlusu’’ sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1.1.            Öğrenci ve Velilere İlişkin İşlemekte Olduğumuz Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Özel Şehir Okulları olarak, öğrenci ve velilere yönelik olarak aşağıdaki kişisel veri ve özel nitelikli kişisel verileri işlemekteyiz:

Kişisel Veriler:

1-      Kimlik Bilgisi: TCKN, isim, soy isim, takma isim, doğum yeri / tarihi, imza, (varsa) pasaport numarası,(varsa) sporcu lisans numarası

2-      İletişim Bilgisi: Telefon numarası, e-posta adresi

3-      Lokasyon Bilgisi: Adres bilgisi

4-      Özlük Bilgisi: Cinsiyet, velayet bilgisi, vatandaşlık bilgisi

5-      Hukuki İşlem: Velayet belgesi

6-      Mesleki Deneyim: Unvan, mesleki deneyim

7-      Görsel ve İşitsel Bilgi: Fotoğraf, kamera kayıtları, okul bünyesinde gerçekleştirilen etkinliklerin / projelerin bilgi ve fotoğraf kayıtları

8-      Finans: Maaş bilgisi, taşınır taşınmaz mal bilgisi, banka hesapları bilgileri, nafaka bilgileri, vergi numarası, öğrencinin geçmişte aldığı mali yardım bilgisi

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:

1-      Sağlık Bilgisi: Hastalık ve alerji bilgileri, gelişim bilgileri, sağlık bilgisi

2-      Biyometrik ve Genetik Bilgi: Kan grubu

1.2.            Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Öğrencilerin ve velilerin verileri Özel Şehir Okulları tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilmesini temin etmek suretiyle aşağıdaki amaçlarla KVKK’nın 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kapsamda işlenecektir. Okula kayıt süreçleri kapsamında veri toplama amaçları:

·         Kayıt sürecinin başlaması, işletilmesi, kayıt sürecinde toplaması gereken evraklara yönelik dosyaların düzenlenmesi

·         İlgili kişinin Şehir öğrencisi olduğu süre boyunca okul tarafından ihtiyaç duyulduğu takdirde çeşitli eğitim öğretim süreçlerinde kullanılması

·         Burs ve mali yardım uygulamalarından faydalanma talebinde bulunan öğrencilerin okul başarıları ve finansal durumlarına istinaden taleplerinin değerlendirilmesi

Revir Süreçleri Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         5510 sayılı sosyal sigortalar ve genel sağlık sigortası kanunu kapsamında farklı sağlık kurumlarından alınan dinlenme ve istirahat raporlarının Özel Şehir Okulları tarafından onaylanması, ssk kurumuna bildirilmesi ve kayıt altında tutulması

·         Okula kayıt olduktan sonra okul revirinde gerçekleştirilen ilk giriş muayenesinin ve Özel Şehir Okullarında öğrencilik yapılan yıllar boyunca periyodik sağlık muayenelerinin gerçekleştirilmesi ve sağlık dosyalarının oluşturulması

·         Öğrencilerin kişisel sağlık dosyalarının kayıtları kapsamında gerekli olması halinde öğrenci sağlık bilgilerinin Özel Şehir Okulları içerisinde ilgili birimler ile paylaşılması

Rehberlik Süreçleri Kapsamınca Veri Toplanması Amaçları:

·         Öğrencilerin kişisel, akademik ve psikolojik durumlarının değerlendirilmesi ve gelişimlerinin desteklenmesi

·         Öğrenciye yönelik değerlendirmelerin ve öğretmen, rehberlik gibi ilgili kişilerin gözlemlerinin kayıt altına alınarak durum takibinin yapılması

·         Veli toplantılarında veli ile öğrenci hakkında konuşulan önemli konuların, gerektiğinde öğrencinin faydasına yönelik aksiyonlar almak üzere, kayıt altına alınması

·         Gerekli görülen durumlarda öğrencilerin dışarıdan destek aldıkları uzmanlarla / psikolojik danışmanlarla bilgi alışverişlerinin sağlanması

·         Disiplin kurulunda işlenen süreçlere yönelik kayıtların oluşturulması ve kayıt altına alınarak MEB tarafından gerçekleştirilecek denetimler için bilgi ve belgelerin hazır durumda bulunması

·         Bireysel eğitim programı (BEP) kapsamında Milli Eğitim Bakanlığı tarafından yürütülen kaynaştırma programına dahil edilecek öğrencilerin Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri yönetmeliği usulünce belirlenmesi

Öğrenci İşleri Birimi Tarafından Yürütülen Süreçler Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Öğrenci ile ilgili kurum içi süreçlerin işletilmesi için gerekli bilgilerin kayıt altına alınması, işletilmesi ve gerektiğinde ilgili taraflarla paylaşılması

Genel Eğitim Öğretim Süreçleri Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Öğrencinin akademik ve sosyal gelişimlerinin takip edilmesi

·         Öğrencinin akademik ve sosyal gelişimlerinin desteklenmesi

·         Öğrencinin akademik başarısının ölçülmesi

Kulüp ve etkinlikler, Toplum Hizmetleri, Uluslararası Projeler ve AP Koordinatörlüğü Süreçleri Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Turnuvalara katılmak isteyen öğrenciler için ilgili federasyonun talep ettiği belgelerin hazırlanması

·         Okul yıllığı içeriğinin uygun bir şekilde hazırlanması

·         Gezilerde servis kullanılması durumunda ulaşımın sağlanması

·         Kulüp faaliyetleri sırasında öğrenci faaliyetlerinin gözlenmesi ve öğretmen görüşlerinin kayıt altına alınması, böylelikle istenmeyen bir davranış gözlemlendiğinde gerekli müdahalenin yapılabilmesi ve olası kamu denetimleri için kulüp dosyalarının hazır bulunması

·         Toplum hizmetleri projelerinin kayıt altına alınması

·         Toplum hizmetlerine yönelik video ve fotoğraf kayıtlarının projeler adına açılan sosyal medya hesaplarında ve projelerin gerçekleştirildiği kurumlarla paylaşılması, video ve fotoğraf kayıtlarının kullanımı ile projelere yönelik kısa filmler oluşturarak öğrencilerin yaratıcılıklarının geliştirilmesi, projeye yönelik görsel ve işitsel kayıtlara belgesel çalışmaları yürütülmesi ve bu çalışmaların sosyal medya hesaplarında paylaşılması

·         Yurt içi ve yurt dışı konferans kayıt süreçlerinin işetilmesi, konferansı gerçekleştirecek kurumlar ile öğrenciler arasında iletişimin sağlanması

·         Yurt içinde ve yurt dışında gerçekleştirilen konferanslar esnasında çekilen video ve fotoğrafların sosyal medya, e-bülten ve okulun internet sayfasında paylaşılması

Kütüphane Süreçleri Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Okul kütüphanesinden alınarak öğrenciye geçici süre ile tahsis edilen kitapların, kitap tesliminde yaşanabilecek gecikmelere veya kayıplara karşı önlem almak maksatlı takipleri

·         Okul kütüphanesinin sahip olduğu kitapların kayıtları alınması

·         Okunan kitaplara yönelik konu, yazar, okur kitlesi vb. kategoriler bazında istatistiksel kayıtların tutulması

Muhasebe ve Finans Süreçleri Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Ödeme ve ilgili finansal planlamanın gerçekleştirilmesi, takip edilmesi ve kayıt altına alınması

Tesis Girişleri, Tesis İçerisinde ve İnternet Erişimlerinde Güvenlik Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Kamera kaydı ve internet erişimlerinin kaydedilmesi suretiyle güvenliğin sağlanması,

·         Hizmet kalitesinin arttırılması

·         5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun’un Özel Şehir Okullarına yüklediği hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Kurumsal İletişim Kapsamında Veri Toplama Amaçları:

·         Özel Şehir Okullarının akademik, sosyal, spor ve sanat alanındaki çalışmaları, öğrenci projeleriyle ilgili bilgileri kapsayan aylık e-bülten gönderimlerinin yapılması

·         Özel Şehir Okullarında gerçekleşen etkinlikler ile ilgili duyuruların e-posta yolu ile yapılması

Bunlara ek olarak, Özel Şehir Okulları kurumsal hafızasını korumak, mezunlarla iletişimi sürdürerek mezunlar derneğimizin süreçlerini aktif olarak yürütülmesi sağlamak amacıyla mezun öğrencilerimizin iletişim bilgileri de kayıt altına alınmakta ve saklanmaktadır.

1.3.            İşlenen Verilen Kişilere ve Hangi Amaçla Aktarabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi, okul güvenliğinin tesisi, öğrenci kayıt ve sair işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve mevzuat ve kurum prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesi amaçlarıyla veli, öğrenci ve mezunlarımıza, Özel Şehir Okulları hissedarlarına, Özel Şehir Okulları yetkililerine, iş ortaklarına, hizmet alınan 3. Kişi veya kişilere, başta Milli Eğitim Bakanlığı olmak üzere kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVKK’nın 8. VE 9. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. Bu kapsamda mevct durumda Özel Şehir Okulları:

·         Konferans, turnuva, gezi vb etkinliklere katılımın gerçekleştirilmesi için etkinliği düzenleyen kurum ve kuruluşlarla kimlik verisi paylaşımı

·         Okula ve okulun öncülük ettiği etkinliklere ulaşımın sağlanması amacıyla okulun anlaşmalı servis firmalarıyla Lokasyon ve iletişim bilgisi paylaşımı

·         Okul yıllığının hazırlanması sürecinde yayın evi ile fotoğraf paylaşımı

·         Okul bünyesinde gerçekleştirilen etkinliklere sosyal medya ve Özel Şehir Okullarına ait internet sitesinde yer vermek suretiyle görsel kayıtların paylaşımı

·         Öğrencilerinin sağlıklarının gözetilmesi amacıyla okul yemekhanesi ve okulda görevli gıda mühendisi personel ile sağlık verisi paylaşımı

·         Öğrencinin psikolojik gelişiminin takibi ve desteklenmesi amacıyla gerekli görülen özel durumlarda / varsa öğrencinin uzman danışman psikoloğu ile bilgi paylaşımı

·         Okul ücretlerinin ödenmesi sürecinde anlaşmalı bankalarla sözleşmenin kurulmasından doğan veri paylaşımı yapmaktadır.

1.4.            Kişisel Veri Toplamanın Yönetimi ve Hukuki Sebebi

Kişisel Verileriniz, Özel Şehir Okullarına ile olan ilişkinize bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlere Özel Şehir Okulları birimleri ve ofisleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik olarak toplanabilecektir. Bu şekilde toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (2.) ve (3.) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Ayrıca, Özel Şehir Okulları hizmetlerini kullanmak amacıyla internet sayfamızı kullandığınızda, internet sitemizi veya Özel Şehir Okullarını ziyaret ettiğinizde kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Özel Şehir Okulları, öğrencilerine yönelik operasyonel süreçlerini yürütürken işlediği kişisel verilerde Özel Şehir Okulları kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasına ve Milli Eğitim Bakanlığı okul öncesi eğitim ve ilkokul kurumları yönetmeliği, Milli Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği, Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Yönetmeliği, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 5510 sayılı sosyal sigortalar ve genel sağlık sigortası kanununa uygun hareket eder.

Özel Şehir Okulları kişisel verilerinizi ancak ilgili mevzuatta ve / veya kurum içi politikalarda belirtildiği doğrultuda veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmektedir. Bu kapsamda öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için öngörülen süreye uygun davranılmakta, böyle bir sürenin ön görülmediği durumlarda ise kurum içi politikalarda yer alan yönergeler doğrultusunda kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

1.5.            İlgili Kişi Olarak KVKK’nın 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi doğrultusunda kişisel verileriniz üzerinde sahip olduğunuz haklarınızı kullanmak için İşletmemize muhasebe@sehirkoleji.com.tr, info@sehirkoleji.com.tr adreslerinden başvurarak kişisel veri sahipleri;

·         Kişisel verilerinizin korunmasına yönelik haklarınız hakkında ayrıntılı bilgi alabilir,

·         Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenebilir,

·         Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilir,

·         Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir,

·         Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkında bilgi edinebilir,

·         Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir,

·         KVKK’nın ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir,

·         İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir,

·         Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep edebilme haklarına sahiptir.

1.6.            Kişisel Veri Sahiplerinin İstek ve Talepleri

Özel Özel Şehir Okulları KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. Özel Özel Şehir Okulları, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; aşağıda yer alan formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını İstasyon Mah. Hat boyu Cad. No:53 Tuzla/İSTANBUL  adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu muhasebe@sehirkoleji.com.tr ve info@sehirkoleji.com.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Kanun kapsamında uygun görülen süre 30 takvim günü içerisinde başvurunuza cevap verilmemesi durumunda veya başvurunuzun reddedilmesi, başvurunuza verilen cevabı yetersiz bulmanız durumlarında ilgili kişi olarak, Özel Özel Şehir Okulları’nın cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halükârda başvuru tarihini takiben 60 takvim günü içerisinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına, noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

 

Özel Şehir Okulları Veri Sahibi Başvuru Formu